Secretaresse m/v/x

Wat ga je doen?
De uitdaging in jouw functie als secretaresse is het blijven overzien van alle werkzaamheden in een snel veranderende zorgomgeving met diverse disciplines die onderling van elkaar verschillen. Je vindt het dan ook leuk en uitdagend om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en veranderingen en je houdt van variatie.

Zo hebben we binnen de Eenheid Transmurale en Paramedische Zorg (TPZ) voor onze paramedische afdelingen (Fysiotherapie, Ergotherapie, Logopedie, Activiteitentherapie, Medisch Pedagogische Zorg, Dienst Geestelijke Verzorging, Medisch Maatschappelijk Werk en Diëtetiek) sinds enige tijd een gezamenlijk secretariaat. Dit secretariaat heeft zowel een frontoffice functie (o.a. het ontvangen van patiënten en telefonische bereikbaarheid) als een backoffice functie (alle voorkomende secretariële werkzaamheden in een multidisciplinaire omgeving).

De 9 secretaresses van dit team hebben een aantal algemene taken en zijn daarnaast gekoppeld aan een of meerdere paramedische afdelingen, waar zij het eerste aanspreekpunt voor zijn. Zij werken volop in goede harmonie aan de doorontwikkeling van dit gezamenlijke secretariaat, waarbij ze elkaar aanvullen in kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten. Je wordt straks van harte uitgenodigd om mee te denken en mee te werken aan o.a. de harmonisatie van processen binnen de backoffice van het Secretariaat.

Als secretaresse heb je hierdoor een afwisselend takenpakket waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Je bent een echte ‘spin in het web’ en je bent het eerste aanspreekpunt voor alle communicatie, waarbij je zorg draagt voor een snelle en efficiënte informatiestroom.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Het invullen van diensten aan de front office
• Het overzicht houden op de werklijsten in EPIC en plannen van afspraken voor patiënten
• Het proactief beheren van agenda’s en het maken van afspraken;
• Het registreren van ziek- en herstelmeldingen;
• Het verwerken van de urenregistratie in OWS;
• Het regelen van de introductie voor nieuwe medewerkers inclusief het aanvragen van bevoegdheden;
• Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen (regelen vergaderruimte, restauratieve verzorging, het verzamelen en verzenden van stukken e.d.);
• Het bewaken van de voortgang en het zelfstandig afhandelen van actiepunten;
• Het bijhouden van mailboxen en anticiperen op hieruit voortvloeiende actiepunten;

Hoe ziet je werkomgeving eruit?
Ten eerste werk je bij de aantrekkelijkste grote werkgever non-profit van Nederland (volgens onderzoek van Randstad). En daar zijn wij bijzonder trots op! Het Maastricht Universitair Medisch Centrum is een dynamische, inspirerende en innovatieve omgeving waar wetenschappelijk onderzoek, academisch onderwijs en de beste zorg met elkaar worden verbonden. Iedere dag werken we met onze 7.000 collega’s vanuit die grondslag met hart en ziel aan de gezondheidszorg van vandaag en morgen.

Transmurale en Paramedische Zorg (TPZ), de eenheid waar jij komt te werken, speelt een belangrijke rol in de samenwerking tussen de eerstelijns partners in de regio, het MUMC+ en de paramedische zorg in en buiten het MUMC+. TPZ heeft dus een breed aandachtsgebied en bestaat daarom uit heel veel afdelingen met elk een eigen specialisme/aandachtsgebied. Onze missie luidt:

‘Samen met zorgpartners faciliteren en stimuleren wij persoonsgerichte zorg in de keten;

Thuis als het kan, elders als het moet. Hierbij bieden wij de patiënt en diens naaste omgeving de mogelijkheid om, met de gevolgen van ziekten, optimaal het eigen leven te kunnen leven’

Wat vragen wij van jou?
Wie ben jij?

Je hebt een diploma op MBO-niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting, en relevante werkervaring;

Je kunt zowel zelfstandig werken als uitstekend samenwerken in een team;

Je herkent jezelf in de volgende eigenschappen: vrolijk, secuur, direct, open, eerlijk, servicegericht, probleemoplossend, initiatiefrijk, en een echte (proactieve) nieuwsgierige aanpakker;

Je kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en kunt prioriteiten stellen;

Overstijgend meedenken is een eigenschap die bij jou past;

Je vindt het leuk om bij een zorgorganisatie te werken en staat open voor uitdagingen en veranderingen;

Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office 365;

Je hebt kennis van EPIC of vindt het een uitdaging om je hier in te verdiepen;

Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Voldoe jij aan de deze functie-eisen? Dan gaan wij voor jou!

Salaris
Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.599,- en maximaal € 3.571,-bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst
Het betreft een arbeidsovereenkomst van 8 maanden conform artikel 2.4.2 Cao umc. We gaan graag met jou in gesprek over je beschikbare uren en dagen en hopen samen met jou tot een flexibele oplossing te komen. Gezien de ontwikkelingen binnen ons team zou het zomaar kunnen dat we voor een langere periode een nieuwe collega nodig hebben of dat zelfs een aantal uren kan worden omgezet naar een vast dienstverband. We kunnen je echter op voorhand hierover geen garantie geven.

Wat bieden wij
Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Het Maastricht UMC+ biedt daarnaast volop ruimte voor persoonlijke en professionele groei middels scholing etc.

Heb je nog vragen?
Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met Marlou Simons bereikbaar op 043-3877915 of via marlou.simons@mumc.nl. Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 18 april.