Secretaresse COACH Maastricht & Kinder-MDL

Wat ga je doen?
Binnen de genoemde afdeling verzorg je het secretariaat en het agendabeheer via Outlook voor een hoogleraar, medisch specialisten MDL en stafadviseurs. Daarnaast voer je algemene secretariële werkzaamheden uit, waaronder:

• strategisch agendabeheer: Je beheert proactief de complexe agenda om te zorgen voor een optimale tijdsbesteding
• communicatie & correspondentie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle communicatie, waarbij je zorgt voor een snelle en efficiënte informatiestroom. Daarnaast beheer je de inkomende en uitgaande correspondentie, filter je communicatie op relevantie en urgentie, en bereid je antwoorden voor namens professor Vreugdenhil indien nodig.
• uitgebreid vergadermanagement: Niet alleen het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, maar ook het beheren van de follow-up taken. Zorgen dat actiepunten worden gecommuniceerd en gemonitord,
• reis- en expense management: Efficiënt plannen van zakelijke reizen, inclusief het beheer van reisschema’s en het verwerken van onkostenrapporten, om een naadloze ervaring voor de directeur te garanderen.
• projectmanagement ondersteuning: Actief ondersteunen in projecten, waaronder het opstellen van projectplannen, het bewaken van deadlines en het coördineren van betrokken teams.
• ontvangen van relaties: onderhouden van contacten in- en externe relaties;
• het administratief ondersteunen van onderzoekers bij hun promotie.

Daarnaast ben je achterwacht van collega-stafsecretaresses bij diens afwezigheid.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?
Met haar ruim 7.500 medewerkers behoort het Maastricht UMC+ tot de grootste werkgevers in Limburg, terwijl haar onderzoeken, haar kwaliteit van zorg en het onderwijs vermaard zijn over de hele wereld. In die omgeving liggen voortdurend kansen voor al diegenen die samen met ons willen excelleren.

De afdeling Kindergeneeskunde van het MosaKids Kinderziekenhuis vervult een Euregionale topklinische en academische kindergeneeskunde functie. In het Mosakids kinderziekenhuis werken ruim 700 werknemers, vrijwel alle kindergeneeskundige specialismen zijn vertegenwoordigd.

In 2010 is het centrum COACH Maastricht opgericht binnen het MUMC+ hetgeen inmiddels is uitgegroeid tot een academisch expertisecentrum waarin 1) kinderen met obesitas worden geëvalueerd en behandeld 2) zorg wordt ingericht en aangeboden vanuit een domein-overstijgend netwerk 3) wetenschappelijk onderzoek wordt verricht en 4) gegenereerde kennis wordt overgedragen naar betrokken partijen in de maatschappij. Met het onderzoek streeft COACH Maastricht naar de ontwikkeling van effectieve methoden die de gezondheid van kinderen met een hoog risico op chronische ziekten, duurzaam kunnen bevorderen en die goed aansluiten bij en te implementeren zijn in de praktijk.

Het COACH Maastricht team bestaat uit onder andere kinderartsen, psychologen, diëtisten en pedagogen. Hier werk je nauw mee samen in de kliniek en er is altijd ruimte voor overleg. Daarnaast is er een actieve onderzoeksgroep waarin verschillende promovendi (circa 6) werkzaam zijn. Wekelijks zijn er researchmeetings en ook wordt er veel met elkaar samengewerkt met betrekking tot het opzetten en uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek.

Stichting Your Coach Next Door (YCND) is begonnen als een afgeleide organisatie van Centre for Overweight Adolescent and Children’s Healthcare (COACH Maastricht). Het leefstijlprogramma van COACH Maastricht voor langdurige begeleiding van kinderen met obesitas is onderdeel van het Maastricht UMC+. Om de drempel voor ouders en kinderen met overgewicht te verlagen, is in plaats van een doorverwijzing naar het ziekenhuis, een meer wijkgerichte benadering opgezet. Die wijkgerichte YCND benadering is in Maastricht getest en effectief gebleken. Mede dankzij fondsen zoals de Stichting Maatschappelijke Projecten Maastricht en het Elisabeth Strouven Fonds en de provincie Limburg heeft YCND haar werkzaamheden kunnen uitbreiden.

Wat vragen wij van jou?
Je beschikt over een MBO- of HBO-diploma in een secretariële of administratieve richting. Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de gezondheidszorg, en je beschikt over een proactieve werkhouding en kunt zelfstandig werken. Ervaring met EPIC is een pré.

Je hebt een flexibele instelling en bent in staat om samen met je collega’s vorm te geven aan de verdere ontwikkeling van COACH Maastricht. Je bent gedreven om je eigen functie vorm te geven en ontwikkelt je daarnaast ook in de rol van teamplayer.

Verder beschik je over uitstekende contactuele en collegiale vaardigheden, ben je accuraat en kun je goed prioriteiten stellen. Tevens ben je in staat om deeltaken van je collega-stafsecretaresses waar te nemen bij afwezigheid of piekmomenten, en heb je affiniteit met deze werkzaamheden. Je hebt voldoende kennis van het Office-pakket (met name Word en Excel) en de Engelse taal.

Salaris:
Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 2.932,- en maximaal € 3.923,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris.

Arbeidsovereenkomst
Het betreft een tijdelijk arbeidsovereenkomst van 12 maanden voor gemiddeld 24-32 uur per week conform artikel 2.4.2 van de Cao umc. Na deze tijdelijke periode, zal bij gebleken geschiktheid, worden overgegaan tot een eventuele verlenging.

Wat bieden wij
Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met team Recruitment. Voor informatie over de sollicitatieprocedure kijk je hier. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 29 oktober.

Let op, solliciteren is alleen mogelijk via de knop Solliciteren bij deze vacature. Sollicitaties via e-mail worden niet in behandeling genomen.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.