Secretaresse clustermanagement zorg en management ondersteunende diensten, specifiek het Facilitair Bedrijf (28 uur)

Ben jij een proactieve aanpakker met een talent voor plannen en organiseren? Houd je altijd het overzicht en denk je graag in oplossingen? Dan zijn we op zoek naar jou als onze nieuwe secretaresse voor het clustermanagement zorg en management van de ondersteunende diensten, specifiek het Facilitair Bedrijf!

De functie
Als secretaresse voor het management ben je verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van administratieve taken en het ondersteunen van managers, projectleiders en andere medewerkers. Je speelt een belangrijke rol in het waarborgen van een vlotte communicatie, planning en organisatie binnen het management. Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Agendabeheer van managers, projectleiders en andere leidinggevenden;
• Verwerken en beheren van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Opstellen en redigeren van rapporten, brieven, contracten en andere (bouw)gerelateerde documenten;
• Voorbereiden en verspreiden van (bouw)vergaderingen, notulen maken en actiepunten bijhouden;
• Coördineren van de uitwisseling van documenten tussen verschillende afdelingen, onderaannemers en leveranciers;
• Onderhouden van contact met klanten, onderaannemers, leveranciers en projectpartners;
• Organiseren van evenementen of bijeenkomsten voor het team of het project.

Jouw nieuwe werkplek
Als secretaresse voor het management LZR (exclusief de Raad van Bestuur) ben je inzetbaar voor vragen van verschillende management afdelingen. Specifiek betreft dit 16 uur per week ten behoeve van het Facilitair Bedrijf en 12 uur voor de overige afdelingen. Dit betreft het clustermanagement zorg, MICT, Strategie, Kwaliteit & Capaciteitsmanagement en is er een nauwe samenwerking met het secretariaat van HRM. Hierbij maak je deel uit van een team met 3 andere secretaresses. Je zult 4 ochtenden structureel werkzaam zijn bij het Facilitair bedrijf, waarbij de overige 12 uren flexibel zullen worden ingezet verdeeld over de afdelingen.

Wat vragen wij van jou?
Je bent een zelfstandig en servicegericht organisatietalent met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en hebt een scherp inzicht in politieke verhoudingen en belangentegenstellingen. Met jouw passie voor het vak straal je enthousiasme uit en ben je flexibel en collegiaal naar je collega`s. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, en je hebt inzicht in de klant-leveranciersrelatie binnen een facilitaire omgeving in de zorg. Je bent nauwkeurig, stressbestendig en werkt goed zowel in teamverband als zelfstandig.

Daarnaast vragen wij:

• Minimaal mbo niveau 4 opleiding (richting secretaresse of administratief medewerker) of een relevante opleiding;
• Bij voorkeur enkele jaren ervaring in een soortgelijke administratieve functie, bij voorkeur binnen de bouw- en vastgoedsector;
• Flexibiliteit met betrekking tot werktijden (o.a. avondvergaderingen/werkzaamheden);
• Kennis van (beleids)ontwikkelingen;
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en bouw gerelateerde software (bijvoorbeeld AutoCAD, SharePoint, of ERP-systemen) is een pré.

Wat krijg je daarvoor terug?

• Salaris tussen €2.982 en €4.015 bruto per maand op basis van 36 uur (FWG 45). Inschaling vindt plaats op basis van relevante kennis en werkervaring;
• Bij voorkeur enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie;
• Parttime functie voor 28 uur per week;
• Een contract voor de duur van 1 jaar, met uitzicht op een vast contract;
• Het station Roermond is op 5 minuten loopafstand;
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz;
• Reiskostenvergoeding en een goede pensioenverzekering (PFZW);
• Collectieve korting op een ziekenkostenverzekering (IZZ);
• Een voordelige arbeidsongeschiktheidsverzekering (Loyalis);
• Naar keuze deelname aan personeelsvereniging met ruim 20 verschillende activiteiten per jaar en kortingen op sportcontracten, cursussen, workshops enz.;
• 8,33% vakantiegeld;
• 13e maand (8,33% eindejaarsuitkering);
• Mogelijkheden voor zowel interne- als externe scholing indien je nog niet over alle competentie beschikt.

Meer over onze arbeidsvoorwaarden vind je hier.

Informatie en procedure
Wil je meer informatie over de functie of heb je vragen over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Malou Heijnen, recruiter, telefoonnummer 06-46241184.

Tot donderdag 31 oktober kun je reageren via het sollicitatieformulier. De gesprekken vinden plaats in de eerste week van november. We willen je vragen hier rekening mee te houden.