Directiesecretaresse

De Beyart is een uniek woonzorgcentrum in hartje Maastricht, nabij het Vrijthof. De Beyart heeft zich in de loop der jaren ontwikkeld tot een warm en aantrekkelijk woonzorgcentrum. De karakteristieke, grote gebouwen op het terrein bieden de bewoners en hun gasten alle ruimte voor de kleinschalige en persoonlijke zorg die De Beyart zo duidelijk kenmerkt. De Beyart biedt hier de zorg aan ouderen die zich thuis voelen in de speciale sfeer van rust en geborgenheid. “Samen leven in een gemeenschap waar je voor elkaar zorgt en elkaar helpt”,  is de missie van De Beyart. De zorg en dienstverlening richt zich op verzorging, verpleging, thuiszorg, welzijn en dagopvang van bewoners en cliënten.
De Beyart is volop in beweging zowel qua organisatie, bewoners als de huisvesting. Dynamiek met hoofdletter D!

Vanwege verdere professionalisering van de organisatie zijn we op zoek naar een:

Directiesecretaresse voor 24 tot 28 uur per week.

De rol van directiesecretaresse
In de rol van directiesecretaresse beheer je de agenda van de Directie en stel je daarbij binnen aangegeven kaders de urgentie en prioriteit van afspraken vast. Je handelt in- en extern telefoonverkeer af, ontvangt gasten, verzorgt correspondentie, stelt concept documenten op en redigeert indien gevraagd teksten. Daarnaast archiveer je stukken ten behoeve van de Directie en het Management Team. Je organiseert en notuleert vergaderingen van de Directie met diverse in- en externe stakeholders en bewaakt actiepunten. Hierbij ga je vertrouwelijk om met strategische beleidsinformatie. Ook het opstellen van periodieke rapportages conform vastgestelde protocollen behoort tot het takenpakket. Tevens voer je alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden uit die voorkomen binnen het (directie)secretariaat.

Het meedenken bij het vormgeven van de processen, het leveren van een bijdrage met betrekking tot het inrichten van applicaties en het invoeren data rondom de projecten behoren eveneens tot het takenpakket. Daarnaast fungeer je als vraagbaak en informatieverstrekker voor iedereen die bij een project betrokken is. Zowel intern als extern. Uiteraard verricht je allerhande overige taken ter ondersteuning van de projectmanager. Hierbij valt te denken aan het beantwoorden van email en telefoon en het organiseren van facilitaire zaken.

Als directiesecretaresse ondersteun je ook de Communicatie Medewerker met betrekking tot de uitvoerende taken op het gebied van marketing en communicatie. Dit met als doel de marktpositie van de organisatie te verstevigen c.q. vergroten. Tevens draag je bij aan het organiseren van evenementen. Daarnaast denk je mee bij de ontwikkeling van brochures en advertenties.

Vereisten

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste duizendpoot met een afgeronde opleiding HBO op secretarieel vlak in combinatie met projectondersteuning. Bij voorkeur heb je kennis van (beleids-) ontwikkelingen en ben je bekend met de ontwikkelingen in de zorg. Je bent tactvol, luistervaardig, hulpvaardig en beschikt over een dienstverlenende houding wanneer het gaat om het vervullen van een ondersteunende rol richting de Directie. Sociale vaardigheden zoals tact, het kunnen luisteren, overtuigingskracht en het overbruggen van belangentegenstellingen zijn vereist bij de implementatie en uitvoering van projecten en plannen.

Je bent in staat je professioneel en in correcte taal uit te drukken en stemt dit af op de verschillende interne en externe contacten. Een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands is nodig bij het optimaal ondersteunen en adviseren van de Directie en het Management Team en in het contact met externe partijen. Een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands is vereist bij het opstellen van plannen, processen, procedures, rapportages en adviezen. Daarnaast ben je bekend met de diverse MSOffice applicaties zoals Excel, Outlook, PowerPoint en Word.

Wat biedt De Beyart als werkgever?
De Beyart biedt een veelzijdige functie binnen een prachtige en unieke ouderenzorg organisatie die volop in beweging is. Je krijgt de kans om jezelf optimaal te ontplooien binnen een omgeving waarin eigen initiatief en creativiteit worden gewaardeerd. Verder zijn er goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals:

• 8% vakantiegeld
• 8.33% eindejaarsuitkering
• opbouw pensioen via PFZW

Heb je interesse in deze rol?
Kijk dan voor meer informatie over onze organisatie op onze website: www.debeyart.nl. Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Roger Jadoul, Interim Teamleider HRM op telefoonnummer

06-11733966 of via email naar r.jadoul@debeyart.nl. Indien je interesse hebt in deze functie, stuur dan je sollicitatie naar HR@debeyart.nl ter attentie van Roger Jadoul of reageer via de sollicitatiebutton op onze website.